All About Knowledge Management

Morning sunshine!!

Hai..hai.. kita bertemu lagi… :]

Well, postingan kali ini hampir ga jauh beda dengan sebelumnya.. Di postingan ini ada additional knowledge yang gw dapet setelah belajar MIS dan gw pengen sharing ke kalian semua. Aga berat sih topiknya..yah semoga enjoy deh bacanya..

Sebelumnya gw mau ceritain dikit knowledge management (KM) itu apa?

Kebetulan KM adalah salah satu topic pembahasan dalam mata kuliah MIS. Dan dalam silabus mata kuliah FT UI, KM merupakan salah satu mata kuliah pilihan Teknik Industri. Of course, KM pasti bukan suatu hal yang tabu atau awam lagi donk karena di era pengetahuan seperti sekarang ini, tiap orang nyaris dituntut untuk ga sekadar tau apa itu KM tapi juga ngerti dan paham betul apa itu KM, bahkan sampe kepada hal-hal yang lebih detail tentang KM dan bagaimana implementasinya. Buktinya apa? Sudah banyak banget perusahaan yang sudah mengimplementasikan KM di perusahaannya masing-masing. Kalo ga percaya search aja di internet. Banyak banget kok artikel-artikel tentang implementasi KM di perusahaan yang bertebaran di internet.

Jadi, Knowledge Management itu apa sih?

Sederhananya KM adalah bentuk proses yang mengkoordinasikan penggunaan pengetahuan dari sebuah organisasi. yang terdiri dari 4 komponen People, Process, Content, Technology.

Gw mengutip dari sebuah sumber, tentang definisi yang paling gw suka yaitu Pengelolaan knowledge perusahaan (organisasi) dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) (Amrit Tiwana).

Guess what? Blog pun salah satu IT enabler dari KM. Kenapa enabler? soalnya IT bukan factor mutlak keberhasilan KM. IT sendiri emang bagian dari technology, tapi bukan technologynya, tapi enabler..(enabler = pendukung).

Gw mengutip dari salah satu sumber yg gw baca, “Knowledge Management dalam konteks organisasi pembelajar”oleh Jan HidajatTjakraatmadja(Prof dari SBM)-Donald CrestofelLanto, bahwa hal yang esensial dalam Knowledge Management yaitu membentuk lingkungan belajar yang kondusif, sehingga para pekerja termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan mengembangkan pengetahuan individualnya, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi. Artinya KM dibutuhkan untuk mengelola proses transformasi pengetahuan individu menjadi pengetahuan organisasi.

Trus, hubungan KM dengan IT?

Perkembangan teknologi informasi telah meningkatkan produktivitas penemuan pengetahuan (mempermudah proses pengelolaan organisasi) serta mempercepat proses implementasinya sehingga memungkinkan organisasi untuk mendistribusikan pengetahuan di dalamnya.

Nah, ngomong-ngomong tentang implementasi KM, dari artikel yang gw dapet dari tugas MIS kemaren, gw dapat menyimpulkan bahwa implementasi KM di Tata Steel (perusahaan besar di India) tidak bisa dipandang sebelah mata apalagi melihat kiprahnya yang ga Cuma exist di India tapi juga di Asia bahkan dunia internasional.

Lantas bagaimana proses transfer knowledge di Tata Steel itu terjadi?

Tata Steel sendiri udah mengelola KM di India sejak 1999, udah banyak peningkatan dan perubahan yang dilakukan oleh Tata Steel. KM merupakan salah satu perangkat penting yang memungkinkan Tata Steel merajai pasar global hingga kini. Dari salah satu sumber dikatakan bahwa transfer knowledge di Tata Steel mengenal 3 jenis strategi, yakni codification (yang kontribusinya berasal dari individual), personalization (yang kontribusinya berasal dari tim atau sekelompok orang), dan knowledge diffusion (yang kontribusinya berasal dari pergantian kepengurusan yang lama dengan pengurus yang baru).

Masing-masing individu di Tata Steel dapat memberikan kontribusi knowledge, hasil dari pengalaman learning baik itu sukses maupun gagal. Selanjutnya, para expert mengevaluasi knowledge ini sebelum menambahkan evaluasi mereka untuk memperkaya knowledge tersebut. Produk-produk knowledge ini tersedia dalam berbagai bentuk, mulai dari FAQ, best practice hingga makalah yang dimasukkan ke dalam database tersendiri. Mereka juga berhak bertanya akan hal-hal yang kurang dimengerti kepada serangkaian expert yang relevan di bidangnya masing-masing. Database knowledge yang dimiliki oleh Tata Steel terdiri dari serangkaian best practice, belajar dari kegagalan, adopsi praktik baru, knowledge tentang pesaing, knowledge tentang pelanggan dan supplier, benchmark, dan lainnya. Knowledge ini kemudian digunakan pada area kerja tertentu, sehingga menghasilkan manfaat. Beberapa kontribusi yang bagus langsung disebarkan kepada karyawan melalui email. Mereka yang memperoleh manfaat dari kontribusi knowledge ini diharapkan dapat berkolaborasi dengan penulis original knowledge tersebut, sehingga database akan menjadi semakin lengkap. Knowledge juga dijaga agar selalu update dan kontemporer. Sehingga, knowledge yang lama ditaruh dalam arsip dan knowledge dengan subjek lama dihapus. Ini menjadikan database KM perusahaan selalu update dan lengkap, sehingga karyawan bisa memperoleh hasil yang maksimal dari penggunaannya.

Dengan terimplementasinya KM di Tata Steel, banyak sekali perubahan dan manfaat yang sudah didapat oleh Tata Steel. Perusahaan tersebut semakin exist dan mampu meraih profit yang besar . Selain itu, implementasi KM bermanfaat dalam hal menumbuhkembangkan pengetahuan organisasi, sebagai modal untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Buktinya, saat ini Tata Steel termasuk salah satu raksasa global di India dan sering menjadi finalis maupun pemenang dalam ajang (Most Admired Knowledge Enterprise) di India dan Asia.

Well,itu aja sih.. Mungkin udah pada banyak yang tau tentang KM atau bahkan lebih tau dan ngerti dari gw yaa?? Semoga aja postingan kali ini bisa nambah perbendaharaan ilmu kalian tentang Knowledge Management dan kalo bisa kasih comment yah :]

Jangan bosen-bosen belajar yaa, tman-tman..